1. Responsable et contact
Le responsable du traitement est Institut Al-Houdaybiyya. Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@institut-alhoudaybiyya.com ou au secrétariat de votre espace sur WhatsApp.
2. Données collectées
- Pré-inscription : nom complet, pays, ville de référence, email facultatif, numéro WhatsApp, formations souhaitées, niveau, format, rythme et disponibilités ; pour un enfant, son prénom, son nom et sa date de naissance.
- Test de niveau : vos réponses et votre résultat restent sur votre appareil (30 jours au plus). Le résultat n’est envoyé que si vous cochez « Joindre mon résultat au test de niveau » au moment de la pré-inscription.
- Espace en ligne (élèves inscrits) : identité de l’élève et du parent, numéro WhatsApp, pays, horaires, carnet de suivi (présence, ce qui a été appris, devoirs, petits mots de l’enseignant), absences prévenues, relevés et paiements.
- Connexion à l’espace : numéro WhatsApp servant d’identifiant, mot de passe (enregistré sous une forme illisible, personne ne peut le lire), date de dernière connexion. Pour l’équipe : le nom de l’appareil (ex. « iPhone · Safari ») et un identifiant d’appareil, afin de demander un code sur un nouvel appareil.
- Notifications : si vous les activez, l’adresse technique de votre téléphone pour vous prévenir (annonces, rappel 1 heure avant le cours).
- Guide gratuit et newsletter : un nom et un moyen de contact (WhatsApp ou email), seulement si vous le demandez.
- Récitation et questionnaire des bases religieuses : ils n’existent que dans le message WhatsApp ou Telegram que vous choisissez d’envoyer ; le site ne les enregistre pas.
- Sécurité : votre adresse IP est utilisée brièvement pour limiter les essais répétés (connexion, formulaires). Les actions de l’équipe sont notées dans un journal (« qui a fait quoi »).
3. Finalités et bases légales
Ces données servent uniquement à traiter votre demande, organiser et suivre les cours, établir les relevés et les reçus, prévenir les familles et les enseignants, et protéger l’espace. Elles ne sont jamais vendues ni utilisées pour de la publicité.
La pré-inscription et l’espace en ligne reposent sur le contrat (ou les mesures précontractuelles) demandé par la famille. L’enregistrement de la demande, la jonction du résultat du test, le guide gratuit, la newsletter et les notifications reposent sur votre accord (case à cocher ou bouton), que vous pouvez retirer à tout moment. La conservation des relevés et reçus répond à une obligation comptable. La sécurité (codes de connexion, journal, limitation des essais) repose sur notre intérêt légitime.
4. Qui voit vos données
Les données sont séparées par espace (hommes, femmes, enfants) : un secrétariat ne voit que les élèves et les demandes de son espace, un enseignant ne voit que ses élèves (sans aucun montant payé par les familles), une famille ne voit que ses propres enfants. Le directeur voit l’ensemble. Les secrétariats voient leurs chiffres de suivi sans montants.
5. Hébergement et prestataires
- Base de données : Supabase, serveurs situés dans l’Union européenne (Stockholm, Suède).
- Site et application : Cloudflare (et, pendant une période de transition, Vercel), qui affichent les pages sans conserver vos données d’élève.
- Copie de sauvegarde : une copie de la base est faite chaque nuit et gardée 30 jours dans un espace privé (GitHub), pour pouvoir tout restaurer en cas de panne.
- Notifications : les services de Google, Apple ou Mozilla transmettent une notification vide ; le texte est lu directement depuis notre base par votre téléphone.
- WhatsApp, Telegram, visioconférence : utilisés pour les messages que vous choisissez d’envoyer et pour les cours ; ils appliquent leurs propres règles. Les alertes de panne envoyées au directeur sur Telegram ne contiennent aucune donnée d’élève.
6. Durées de conservation
- Demande de pré-inscription restée sans suite : effacée automatiquement après 6 mois.
- Demande de guide gratuit : 6 mois ; newsletter : jusqu’à votre désinscription.
- Élève : pendant l’inscription, puis 3 ans après son départ ; ses données personnelles (nom, contacts, carnet, accès) sont alors effacées automatiquement.
- Relevés et reçus : 10 ans pour la comptabilité, sans nom (« Ancien élève n°… ») une fois l’élève effacé.
- Journal des actions et données de sécurité : 2 ans au plus ; copies de sauvegarde : 30 jours.
Une famille peut demander l’effacement plus tôt : il est fait dès que les relevés sont soldés.
7. Enfants
Les données des enfants sont collectées avec l’accord d’un parent ou tuteur légal, qui reste l’interlocuteur unique du secrétariat. L’enfant n’a pas de compte à son nom : l’espace famille est ouvert au parent. Nous ne demandons que ce qui est utile aux cours (prénom, nom, date de naissance pour l’âge et le niveau).
8. Sécurité
Les mots de passe sont enregistrés sous une forme illisible. Pour l’équipe, un code à 6 chiffres est demandé sur tout nouvel appareil, et les connexions de l’équipe expirent après 7 jours. Toutes les données passent par des contrôles qui vérifient la connexion et l’espace de chaque personne.
9. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, vous opposer à un traitement et retirer un consentement, en écrivant à contact@institut-alhoudaybiyya.com ou au secrétariat. Nous répondons dans un délai d’un mois. Vous pouvez également saisir l’autorité de protection des données de votre pays.
10. Cookies et stockage sur votre appareil
Le site mémorise localement votre préférence de consentement. Aucun outil d’analyse n’est chargé avant votre accord explicite ; vous pouvez modifier votre choix depuis le pied de page.
Pendant la pré-inscription, vos réponses sont gardées sur votre appareil pendant 7 jours au plus, pour reprendre où vous en étiez ; elles sont effacées dès l’envoi ou si vous cliquez sur « Recommencer ». Dans l’espace en ligne, votre appareil garde votre connexion et sa langue d’affichage.